En ocasiones no sabemos utilizar las herramientas que contratamos, y los errores configurando Google Workspace son muy habituales, ya sea por desconocimiento, mal asesoramiento en la implementación o sencillamente por no cambiar nuestra manera de trabajar.

Algunos de los principales problemas que hemos encontrado en nuestros clientes desde que prestamos servicios relacionados con Google, y en concreto con Google Workspace, son los siguientes:

 

1. Dejar archivos huérfanos e inaccesibles

Son archivos de Google Drive que han perdido los accesos y permisos. Esto puede ocurrir si un usuario elimina un archivo o una carpeta principal con archivos compartidos, haciéndolo desaparecer para todos.

Aunque no se hayan eliminado de forma permanente, no aparecerán en la lista de archivos de Drive ni ocuparán espacio en la cuenta. Gran problema. 

 

2. Mala configuración del correo electrónico 

Al optar por Google Workspace y en concreto Gmail para el envío y recepción de correos electrónicos corporativos, debemos tener ciertos conocimientos técnicos.

Los problemas más frecuentes que se deben evitar son los correos duplicados, mal configurados y el uso de varios servidores de diferentes proveedores en relación con los registros MX, las líneas de texto mal escritas y mal aplicadas en los registros SPF y la errónea configuración del registro DKIM, método de verificación de identidades para el correo. 

 

3. Estancarse

No evolucionar con las mejoras de las herramientas o servicios, no conocer el licenciamiento y el producto contratado, y no enseñar al usuario a utilizarlo son otros problemas frecuentes.

Como con toda herramienta de trabajo, hay que conocer tanto sus ventajas como sus limitaciones, que son aún más importantes de identificar, ya que al hacerlo podemos buscar soluciones para cubrir todas las necesidades.

 

¡Avanzar!

Una vez identificados los problemas o los puntos de conflicto, es hora de ponerles remedio, uno a uno, con una visión estratégica para evitar nuevas complicaciones.

Explicar las soluciones a todos los problemas daría para varios artículos o incluso en sesiones de consultoría para hacer un análisis en profundidad, pero sí podemos dar una pista de alguno de ellos. 

Por ejemplo, en el caso de los archivos huérfanos, si el autor conoce el nombre del archivo y descubre que falta, puede buscarlo por su nombre y moverlo a la ubicación deseada. 

Como pasará la mayoría de las veces, el propietario no sabrá que el archivo se eliminó de la carpeta compartida, por lo que proponemos dos posibles soluciones:

1. Utiliza una cuenta de servicio y hazla propietaria de toda la documentación de la empresa, departamento o equipo. Aunque no soluciona el problema sí minimiza las consecuencias porque conocemos previamente quién es el propietario del archivo.
2. Utiliza la funcionalidad que ofrece Google Drive de unidades compartidas. Así, no existe un propietario del archivo más que la propia empresa.

Es importante destacar que la elección de cada solución se toma en función del licenciamiento que se tenga contratado ya que la funcionalidad de Unidades compartidas no está habilitada para todas las licencias de Google Workspace.

 

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Podemos concluir la reflexión de este artículo destacando la importancia de saber si la herramienta escogida se ajusta a nuestras necesidades, se tenemos la formación adecuada y si estamos usándola correctamente para sacar el máximo provecho de la misma. Esta será nuestra guía en toda decisión empresarial relacionada con herramientas digitales. 

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